Прошел первый этап внедрения системы электронного документооборота (СЭД) LanDocs от группы компаний ЛАНИТ в учреждении «Управление автомобильных дорог Республики Карелия». Было приобретено 60 лицензий LanDocs.
Управление автомобильных дорог Республики Карелия осуществляет полный цикл работ по строительству, реконструкции, капитальному и текущему ремонту и содержанию дорожного хозяйства региона, в которое входят почти 6500 километров дорог регионального и межмуниципального значения, проходящих через 550 мостов и путепроводов. Штат Управления включает 125 человек, при этом десять сотрудников работают дистанционно.
Деятельность специалистов Управления предполагает обращение с большим количеством договоров, входящих и исходящих документов и корреспонденции. Система электронного документооборота не была введена, и весь процесс работы с документами происходил в бумажном виде.
Причиной принятия решения о внедрении одной из ведущих систем LanDocs стало то, что из-за роста интенсивности документооборота возросли риски, связанные с несоблюдением сроков исполнения важных документов, снизилась эффективность управления деятельностью организации.
Система электронного документооборота дает возможность сквозного контроля выполнения важных задач, благодаря чему руководитель может отслеживать актуальную картину происходящих в организации рабочих процессов. Также функционал системы позволяет наблюдать за деятельностью сотрудников, работающих вне офиса.
Александр Кошкин, руководитель ИТ, Управтодор Карелии отметил, что сегодня система уже активно применяется тремя заместителями руководителя, специалистом по делопроизводству, начальниками отделов и их заместителями, инженерами на местах и сотрудниками, выбравшими дистанционный формат работы. Ценность системы LanDocs в том, утверждает он, что благодаря ей упрощается выполнение профессиональных задач, планирование работы и отслеживание контрольных сроков, что благоприятствует своевременному принятие решений. «Тогда СЭД перестает восприниматься исключительно как инструмент надзора в руках начальства и может стать действительно средством коллективной работы», — резюмировал Александр Кошкин.
На данный момент актуальными задачами Управтодора Карелии являются увеличение числа пользователей LanDocs на 30 человек, организация мобильного доступа к веб-клиенту СЭД и включение в систему электронного документооборота документов, не вошедших в предыдущий этап.