Совершенствование делопроизводства и документооборота невозможно без их изменения. Обеспечение фирмы документами на бумаге — это вчерашний день. Перевод делопроизводства на электронные носители представляет собой крайне ответственную задачу. Она коренным образом изменяет функционирующие бизнес-процессы и стиль управления производством.
Для её решения используются различные программы. В сравнении с бумажным делопроизводством они обладают рядом преимуществ. Посредством таких программ строится единая автоматизированная база для регистрации, хранения входящей, исходящей и внутренней корреспонденции. Почта оперативно доставляется получателям, выполняется эффективный контроль сроков согласования важных производственных вопросов, исполнения приказов, распоряжений.
Сегодня для автоматизации делопроизводства применяются программы Docsvision, Directum, «Е1 Евфрат», Escom.doc, Optima-WorkFlow, «Гран-Док», «Летограф», Такском-Файлер и другие.
Каждая программа для электронного документооборота — передовой подход, соответствие требованиям и высоким отраслевым стандартам, безопасность, эргономичный интерфейс, сканирование и распознание документов, находящихся в режиме обработки данных, дополнительные функции.
Автоматизированный архив документации позволяет управлять любыми типами документов, реестрами. Корректировка посредством графического редактора оптимизирует традиционные формы отчётов, маршруты следования документов. При этом навыки программирования не обязательны.
Управление маркетингом и оборотом документации осуществляет система документооборота. Она содействует его ускорению. Работа с виртуальным хранилищем информации экономит время на организацию движения деловых бумаг по инстанциям.
Система электронного документооборота (СЭД) повышает производительность сотрудников компании, совершенствует качество работы с проектами, снижает вероятность утери отправленных деловых бумаг, сокращает время поиска требуемой документации, уменьшает расходы. На качество и инновационные технологии систем не оказывает влияния скорость их внедрения.
Сегодня исполнительные власти РФ занимаются решением вопросов модернизации и внедрения СЭД в соответствии с Постановлением Правительства РФ № 890 от 06.09.2012 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти».
Важным фактором является развитие ИТ-технологий, компьютерного оборудования и рациональное использование современных достижений.
