Часто трудовые коллективы сталкиваются с необходимостью установить график выполнения выделенными сотрудниками каких-либо обязанностей — например, плановых дежурств. С помощью модуля «Календарь» офисной среды Р7 офис можно создать такой график, дать доступ к нему сотрудникам, и даже сделать так, чтобы сотрудники получали уведомления о приближении их периода ответственности за тот или иной функционал.
Для примера попробуем набросать простой график дежурств по кулерам в офисе: бутыли с водой необходимо оперативно менять, чтобы сотрудники не мучились жаждой, что в летний период актуально. Итак, что надо сделать:
1. Во-первых, создадим новый календарь. В левом верхнем углу жмём «Создать», и выбираем «Календарь». Даём ему название, и уже на этом этапе можно определить круг сотрудников, которые будут иметь к нему доступ («Добавить пользователей»). Для удобства оставим видимым только его, чтобы события других календарей не отвлекали внимание.
Логично дать доступ в режиме «только чтение» тем сотрудникам, которые в графике принимают непосредственное участие. Полного доступа давать не стоит, ибо тогда они будут получать напоминания о событиях, в которых не участвуют (очередь дежурить — у другого сотрудника).
2. Создаем событие дежурств.
Кликнув на ту или иную дату, мы увидим форму создания события. Лучше нажать на «Подробности» в правом нижнем углу окошка — нам пригодятся более тонкие настройки.
Здесь мы можем определить частоту повторения события. Стоит обратить внимание — доступны как стандартные варианты, типа «каждый день», «каждую неделю», «каждый месяц» и так далее, так и настраиваемые: можно определить для события интервал и, например, дни недели. У нас задача более простая, мы присвоим каждому сотруднику свой рабочий день для дежурства.
Чтобы сотрудник получил напоминание, дадим ему полный доступ к событию (справа, раздел «Пользователи, имеющие доступ»).
3. Дальнейшая настройка тривиальна. А получившийся результат (календарь дежурств) можно экспортировать в формат CalDAV или iCal. Причем второй вариант — это просто файл с данными, который можно «скормить» другому сервису, а вот первый — это средство онлайн-синхронизации, календарь становится доступен по уникальному URL. Стороннее приложение будет подключаться к этому URL и синхронизировать данные, так что изменения станут доступны пользователю практически сразу.
